Corona zet de wereld nog steeds op zijn kop. Maar Corona zorgt tegelijkertijd voor vernieuwing en versnelling op diverse terreinen. Online samenwerken en online kennisdelen behoren tot het nieuwe werken. Dat hebben we in onze vorige blogs al onder de aandacht gebracht. En al die nieuwe ontwikkelingen voltrekken zich in een razend tempo.

Wat dat betekent voor de toekomst van het risicomanagementvak? Was het voorheen heel normaal dat risico-, KAM- of SHEQ-managers in een grote vergaderruimte een risicosessie belegden om op een groot whiteboard alle mogelijke informatie te bespreken en te delen en zo risico’s te kunnen beoordelen. Nu beleggen zij online risicosessies. En dat kan, mits zij over de juiste tools beschikken.

Zeker in deze tijden waarin het aankomt op online samenwerken, informatie uitwisselen en kennisdelen, vormen dat soort online tools een uitkomst. Maar dergelijke online risicosessies die gebruikmaken van online omgevingen kunnen alleen effectief en efficiënt zijn als de voorbereiding goed is. Daarvoor moeten er van tevoren data en input verzameld worden die in die online omgeving worden geïntegreerd. Daar worden er acties aan gekoppeld. Die acties worden opgenomen in het risicoplan van de risicomanager. Via de online tool worden meldingen binnengehaald die automatisch in het risicoplan worden geïntegreerd. Sterker nog, de risicomanager kan zaken digitaal visualiseren op kaarten, plaatjes en flows om risico’s aan te duiden. Collega’s kunnen bovendien op diezelfde kaart, flow of praatplaat meldingen plaatsen, zodat belangrijke data op één en dezelfde plek verzameld worden. Via videocalls als Microsoft Teams of Google hangouts zullen vervolgens inzichten gedeeld worden en risico’s gevisualiseerd worden door schermen te delen. Op die manier kunnen complete teams risico’s inhoudelijk met elkaar bespreken. 

Zo zie je dat er remote – zonder fysiek contact – informatie uitgewisseld kan worden die ook nog eens voorzien kan worden van persoonlijke uitleg. Op die manier wordt het mogelijk om met meerdere collega’s op een en hetzelfde dossier te werken. Meldingen binnenhalen en integreren in het risicoplan wordt de nieuwe basis. Meldingen maken via een app deed men vaak al. Maar meldingen ook echt integreren in het risicoplan levert een totaalbeeld waarmee het risicodossier meer inzicht en houvast geeft. En dat alles zonder te werken met papiertjes met meldingen en het aftekenen van maatregelen op papier.

Alle informatie wordt op die manier op één centrale plek vastgelegd. Acties kunnen worden uitgezet volgens de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act). Je zal zien dat een risicomanager straks niet meer alleen het rapport deelt maar dat juist de aandacht wordt verlegd naar een portal waarin alle maatregelen up-to-date zijn en waarin men remote samenwerkt. Risicomanagers zullen straks feitelijk digitaal blijven samenwerken met collega’s. Collega’s verstrekken de benodigde informatie en ontvangen – nadat de risicomanager ernaar gekeken heeft – de output waarmee verder gewerkt kan worden in een overzichtelijk online dossier. Natuurlijk blijft de risicomanager het traject ondersteunen  en monitoren of de preventiemaatregelen & controles ook daadwerkelijk uitgevoerd zijn. Waar nodig zal de risicomanager aanhaken om nieuwe oplossingen te bedenken, alternatieven voor specifieke situaties te ontwikkelen en het risiconiveau bij te stellen op basis van de voortgang. 

Feitelijk geven bedrijven hiermee het gewenste 3-lines of defence (3LoD) model – een methode om te laten zien dat je als organisatie in control bent en dat de belangrijkste risico’s goed beheerst worden – een enorme impuls. 

Een win-win-win voor alle partijen.